Politica de confidențialitate

POLITICA DE CONFIDENTALITATE SI SECURITATE A DATELOR

În conformitate cu prevederile Legii nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), prin raportare la prevederile legislatiei europene specifice in material prelucrarii datelor cu caracter personal, TRAVELSHIP avand J40/729/2017, CUI 36957310, cu sediul social in Municipiul Bucureşti, sector 6, str. Braşov, nr. 26,  bl. 718, sc. A, etaj 7, ap. 27, camera nr. 1, prelucrează date cu caracter personal, cu respectarea principiilor menţionate în continuare, în scopuri legitime.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează prin mijloace mixte (manuale şi automate), cu respectarea cerinţelor legale şi în condiţii care să asigure securitatea, confidenţialitatea şi respectarea drepturilor persoanelor vizate.

PRINCIPII ALE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Notificarea:  Operatorul de date cu caracter personal este notificat la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal în conformitate cu prevederile legii mai sus mentionate.

Persoana imputernicita in vederea gestionarii si prelucrarii datelor cu caracter personal (numită în continuare Data Protection Officer sau D.P.O.) din cadrul Travelship SRL, precum si in vederea gestionarii relatiilor intre societatate si Autoritate, este Stan Stefan Daniel avand CNP 1940601460025, telefon 0727850115, adresa de email stefanstandaniel@gmail.com.

Orice solicitare privind modul de detinere, gestionare, stocare sau stergere a datelor cu caracter personal se va face in scris, in atentia persoanei desemate (Data Protection Officer, sau pe scurt D.P.O.), mentionata anterior, printr-unul din mijloacele mentionate mai sus. În conformitate cu prevederile legislatiei aplicabile in materie.

Legalitatea: Prelucrarea datelor cu caracter personal sunt prelucrate cu bună-credinţă şi se face în temeiul şi în conformitate cu prevederile legale;

Scopul bine-determinat: Orice prelucrare de date cu caracter personal se face în scopuri bine determinate, explicite şi legitime, adecvate, pertinente şi neexcesive prin raportare la scopul în care sunt colectate şi ulterior prelucrate;

Confidenţialitatea: Persoanele care prelucrează, în numele unei instituţii, date cu caracter personal au prevăzut în contractul de munca şi în fisa postului o clauza de confidenţialitate; Persoanele din cadrul companiei Travelship SRL care intra in contact cu datele personale din baza de date si care sunt autorizate de companie in vedere accesarii si prelucrarii datelor cu character personal, sunt tinute fata de societate si fata de terti de reglementarile specifice legislatiei aplicabile, raspunzand solidar cu societatea pentru respectarea dispozitiilor legale in materie.

Consimţământul persoanei vizate:     Orice prelucrare de date cu caracter personal de către compania Travelship SRL se face in conformitate cu prevederile Legii nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), prin raportare la prevederile legislatiei europene specifice in material prelucrarii datelor cu caaracter personal. In acest sens, prelucrarea datelor cu character personal se va face numai in baza consimtamantului scris si neechivoc eliberat de persoana vizata prin completarea formularului de accord prelucrare date cu character personal.

Informarea: Persoana este informată de către instituţia care prelucrează datele personale ale persoanei vizate; informarea va cuprinde toate informatiile cu privire la categoriile de date cu character personal prelucrate, modul si perioada de prelucrare a acestora, precum si informarea persoanei vizata cu privire la posibilitatile legale de a solicita stergerea datelor cu caracter personal, inclusiv persoanele din cadrul companiei responsabile cu prelucrarea si modificarea bazelor de date.

Stocarea: Datele cu caracter personal nu se stochează pentru o perioadă mai lungă decât este necesar pentru realizarea scopurilor în care au fost colectate.

Protejarea persoanelor vizate: Persoanele vizate au dreptul de acces la datele care sunt prelucrate, de a interveni asupra acestora, de opoziţie şi de a nu fi supus unei decizii individuale, precum şi dreptul de a se adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau instanţei de judecată pentru apărarea oricăror drepturi garantate de lege, care le-au fost încălcate; orice pretinsă nerespectare a drepturilor persoanelor vizate se va notifica în prealabil în scris către persoana desemnată din cadrul societății Travelship, respectiv către Data Protection Officer, la datele de contact menționate în cuprinsul prezentei.

Securitatea: Măsurile tehnice şi organizatorice de securitate a datelor cu caracter personal sunt stabilite pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat (accesul la bazele de date a utilizatorilor se face pe bază de nume utilizator şi parolă fiind reglementat prin roluri şi drepturi pe modulele SIUI şi ERP). Posibilitatea de alterare a datelor accesate este protejată prin firewall precum şi de soluţii antivirus actualizat permanent.

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

  • dreptul de a obţine de la TRAVELSHIP SRL, la cerere şi în mod gratuit pentru o solicitare pe an, confirmarea faptului ca datele care o privesc sunt sau nu prelucrate de către TRAVELSHIP SRL;
  • dreptul de a obţine de la TRAVELSHIP SRL, la cerere şi în mod gratuit rectificarea sau actualizarea în special a datelor incomplete sau inexacte, pe baza actelor doveditoare;
  • dreptul de a obţine de la TRAVELSHIP SRL, la cerere şi în mod gratuit transformarea în date anonime a datelor a căror prelucrare nu este conformă cu cu prevederile Legii nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), prin raportare la prevederile legislatiei europene specifice in material prelucrarii datelor cu caaracter personal;
  • dreptul de a obţine de la TRAVELSHIP SRL, la cerere şi în mod gratuit notificarea către terţii cărora le-au fost dezvăluite datele oricărei operaţiuni efectuate conform pct. 2) sau 3), dacă aceasta notificare nu se dovedeşte imposibilă sau nu presupune un efort disproporţionat faţă de interesul legitim care ar putea fi lezat;
  • dreptul de a se opune în orice moment, din motive întemeiate şi legitime, ca datele care o vizează să facă obiectul unei prelucrări, cu excepţia cazurilor în care există dispoziţii legale contrare; în caz de opoziţie justificată prelucrarea nu mai poate viza datele în cauză;
  • dreptul de a vă adresa justiţiei pentru apărarea oricăror drepturi garantate de prezenta lege, care au fost încălcate, cu respectarea procedurilor legale in materie.

De asemenea, pentru a reclama nerespectarea drepturilor garantate in conformitate cu prevederile Legii nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), prin raportare la prevederile legislatiei europene specifice in material prelucrarii datelor cu cararacter personal persoana vizată se poate adresa Autorităţii Naţionale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau/şi instanţelor de judecată.

SECURITATEA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

TRAVELSHIP SRL certifică faptul că îndeplineşte cerinţele minime de securitate a datelor cu caracter personal.

TRAVELSHIP SRL utilizează metode şi tehnologii de securitate, împreună cu politici aplicate salariaţilor şi proceduri de lucru, pentru a proteja datele cu caracter personal colectate conform prevederilor legale în vigoare.

In Anexa 1 sunt prezentate regulile generale si specifice privind protectia datelor.

Puteţi obţine mai multe detalii şi informaţii de la Autoritatea Naţională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu sediul în B-dul Magheru 28-30, Sector 1, Bucuresti. Telefon: +40.318.059.211, adresa web: www.dataprotection.ro, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro.

Notă

Prezenta   politică   de   securitate    este   publică    şi   se   afişează   pe   pagina noastra web: www.travelship.ro

Politica de securitate poate fi modificată fără preaviz, cu respectarea principiilor prevăzute de legislatia specifică și a principiului neretroactivității clauzelor contractuale.

ANEXA 1: REGULI SI PRECIZARI PRIVIND PROTECTIA DATELOR

  1. Reguli generale

TRAVELSHIP SRL a adoptat măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerilor accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat. În acest sens au fost desemnate, la nivelul TRAVELSHIP SRL, persoane responsabile (D.P.O.) cu respectarea dispoziţiilor Legii nr. 190 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European şi al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor), prin raportare la prevederile legislatiei europene specifice in material prelucrarii datelor cu caaracter personal TRAVELSHIP SRL a luat măsuri de stocare în siguranţă a informaţiilor privind date cu caracter personal, astfel încât sa fie asigurat un nivel adecvat de protecţie şi securitate, în sensul respectarii principiilor aduse de Legislatia interna si internationala in material prelucrarii datelor cu caracter personal.

Art. 6(1) lit. a Regulamentului servește ca bază juridică pentru prelucrarea operațiunilor pentru care obținem consimțământul pentru un anumit scop de prelucrare. Dacă prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru executarea unui contract la care este parte persoana vizată, cum este cazul, de exemplu, atunci când operațiunile de prelucrare sunt necesare pentru furnizarea de bunuri sau pentru furnizarea oricărui alt serviciu, prelucrarea este pe baza articolului 6 alineatul (1) lit. b din Regulament. Același lucru este valabil și pentru operațiunile de procesare care sunt necesare pentru realizarea măsurilor precontractuale, de exemplu în cazul anchetelor referitoare la produsele sau serviciile noastre. Compania noastră este supusă unei obligații legale prin care este necesară prelucrarea datelor cu caracter personal, cum ar fi îndeplinirea obligațiilor fiscale, prelucrarea se face pe baza art. 6 (1) lit. c Regulament. În cazuri rare, prelucrarea datelor cu caracter personal poate fi necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice. Acesta ar fi cazul, de exemplu, în cazul în care un vizitator a fost rănit în compania noastră și numele, vârsta, datele de asigurare de sănătate sau alte informații vitale ar trebui să fie transmise unui medic, spital sau unei alte părți terțe. Apoi, prelucrarea se va baza pe Art. 6 (1) lit. d din Regulament. În cele din urmă, operațiunile de prelucrare s-ar putea baza pe articolul 6 alineatul (1) litera f din Regulament. Acest temei juridic este utilizat pentru operațiunile de prelucrare care nu sunt acoperite de niciunul dintre motivele juridice menționate mai sus, dacă prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de compania noastră sau de o terță parte, cu excepția cazului în care aceste interese sunt înlăturate de interesele sau drepturile și libertățile fundamentale ale persoanei vizate care necesită protecție a datelor cu caracter personal. Astfel de operațiuni de prelucrare sunt în mod special permise deoarece au fost menționate în mod specific de legiuitorul european. El a considerat că un interes legitim ar putea fi asumat dacă persoana vizată este clientul operatorului (considerentul 47 din propoziția 2 din Regulament).

Pentru îndeplinirea prevederilor legale aferente şi în vederea satisfacerii cerinţelor păstrării în siguranţă a datelor şi informaţiilor, TRAVELSHIP SRL a elaborat şi implementat măsuri organizatorice şi tehnice orientate pe anumite direcţii de acţiune:

Identificarea şi autentificarea utilizatorului

  • Tipul de acces
  • Colectarea datelor
  • Computerele şi terminalele de acces
  • Fişierele de acces
  • Instruirea personalului
  1. Proceduri specifice
  1. Identificarea si autentificarea utilizatorului

Pentru a căpăta acces la date cu caracter personal, utilizatorii trebuie să se autentifice in sistemele informatice ale TRAVELSHIP SRL. Autentificarea în cadrul sistemelor informatice ale TRAVELSHIP SRL se face prin introducerea credentialelor de autentificare unice si netransmisibile dobandite in urma procesului de inrolare si management al identitatii electronice, guvernat de politicile de securitate in vigoare.

Fiecare utilizator are propriul său cod de identificare (nume de utilizator). Niciodată nu este alocat acelaşi cod de identificare mai multor utilizatori si acesta nu poate fi partajat de catre mai multe persoane.

Codurile de identificare (sau conturi de utilizator) nefolosite o perioadă mai îndelungată sunt dezactivate şi distruse după un control prealabil. Perioada după care codurile trebuie dezactivate şi distruse este stabilită prin politica TRAVELSHIP SRL.

Orice cont de utilizator este însoţit de o modalitate de autentificare, prin introducerea unei chei de autentificare precum o parola.

Parolele sunt şiruri de caractere, adecvate din punct de vedere al securităţii ca lungime şi compoziţie. La introducerea parolelor acestea nu sunt afişate în clar pe monitor. Parolele sunt schimbate periodic conform politicilor de securitatea TRAVELSHIP SRL. Schimbarea periodică a parolelor se face numai de către utilizatori autorizaţi.

Sistemul informaţional blocheaza automat accesul unui utilizator după un numar fix de introduceri greşite ale cheii de autentificare.

Orice utilizator care primeşte un cod de identificare şi un mijloc de autentificare este obligat prin fişa postului să păstreze confidenţialitatea acestora şi să răspundă în acest sens în faţa operatorului.

Este stabilită o procedură proprie de administrare şi gestionare a conturilor de utilizator. Sunt autorizati anumiţi utilizatori pentru a revoca sau a suspenda un cod de identificare şi autentificare, dacă utilizatorul acestora şi-a dat demisia ori a fost concediat, şi-a încheiat contractul, a fost transferat la alt serviciu şi noile sarcini nu îi solicită accesul la date cu caracter personal, a abuzat de codurile primite sau dacă va absenta o perioadă îndelungată stabilită de entitate.

  1. Tipul de acces

Utilizatorii trebuie sa acceseze numai datele cu caracter personal necesare pentru îndeplinirea atribuţiilor lor de serviciu. Pentru aceasta trebuie sa fie stabilite tipurile de acces după funcţionalitate (administrare, introducere, prelucrare, salvare etc.) şi după acţiuni aplicate asupra datelor cu caracter personal (scriere, citire, ştergere), precum şi procedurile privind aceste tipuri de acces.

Compartimentul care asigură suportul tehnic poate avea acces la datele cu caracter personal pentru rezolvarea incidentelor si a problemelor aparute in utilizarea sistemelor informatice.

  1. Colectarea datelor

TRAVELSHIP SRL desemnează utilizatori autorizaţi pentru operaţiile de colectare şi introducere de date cu caracter personal în sistemele informaţionale .

Orice modificare a datelor cu caracter personal trebuie sa se poate face numai de către utilizatori autorizaţi desemnaţi, si numai dupa obtinerea acordului prealabil scris exprimat de persoana vizata.

TRAVELSHIP SRL va lua măsuri pentru ca sistemele informaţionale să înregistreze cine a făcut modificarea datelor cu caracter personal, data şi ora modificării. Pentru o mai bună administrare, vor fi implementate măsuri pentru ca sistemele informaţionale să menţină datele şterse sau modificate.

  1. Computerele si terminalele de acces

Computerele şi alte terminale de acces la date cu caracter personal aflate in sediul TRAVELSHIP SRL vor fi instalate în încăperi cu acces restricţionat.

Unde nu pot fi asigurate aceste condiţii, computerele vor fi instalate în încăperi care se pot încuia. Dacă pe ecran apar date cu caracter personal asupra cărora nu se acţionează o perioadă dată, stabilta de catre TRAVELSHIP SRL, sesiunea de lucru se va închide automat. Mărimea acestei perioade se determină în funcţie de operaţiile care trebuie executate.

Serverele care găzduiesc date cu caracter personal pot fi accesate doar în mod controlat, pe baza de drepturi de acces.

Nu este permisă scoaterea din societate a mediilor de stocare mobile (CD/DVD, USB Stick, Portable HDD) care contin date cu caracter personal, decât cu aprobare prealabilă din partea conducerii societăţii. Societatea poate externaliza serviciile de stocare prin achizitionarea de sisteme externe de tip cloud sau inchirierea de servere externe, intreaga responsabilitate privind garantarea pastrarii securitatii si confidentialitatii datelor revenind societatii si urmand a fi consemnata in cuprinsul contractului corespunzator incheiat cu furnizorul.

  1. Fisierele de acces

TRAVELSHIP SRL ia măsuri ca orice accesare a bazei de date cu caracter personal să fie înregistrată. Pentru prelucrările automate, aceste informaţii sunt stocate într-un fişier de acces general sau în fişiere separate pentru fiecare utilizator. Orice încercare de acces neautorizat va fi, de asemenea, înregistrată.

TRAVELSHIP SRL păstreaza fişierele de acces cel puţin 2 ani, pentru a fi folosite ca probe în cazul unor investigaţii. Dacă investigaţiile se prelungesc, aceste fişiere se vor păstra atât timp cât se va considera necesar.

Fişierele de acces fac posibilă identificarea de către TRAVELSHIP SRL sau de către persoana împuternicită, a persoanelor care au accesat date cu caracter personal fără un motiv a